ERP-gegevens en XAF-auditfilestandaarden

Taal / Language: Dit document is de Nederlandse versie. Read in English

Dit document beschrijft de XML Auditfile Financieel (XAF)-standaard, de relatie met de bredere Nederlandse auditfilefamilie en de internationale SAF-T, hoe Exact Online en AFAS XAF-bestanden exporteren, en praktische gegevenskwaliteitsoverwegingen voor het gebruik van deze bestanden bij de controle. De gezaghebbende bron voor de XAF-standaard is het ODB-portaal (Ondersteuning Digitaal Berichtenverkeer) van de Belastingdienst op odb.belastingdienst.nl.

1. De auditfilefamilie

De Nederlandse Belastingdienst beheert een familie van gestandaardiseerde auditfile-formaten, elk voor een ander domein van financiële administratie. De familie wordt beheerd door het Auditfileplatform — een samenwerkingsverband tussen de Belastingdienst, SRA en commerciële softwareleveranciers. De relevante auditfiletypen zijn:

| Code | Naam | Domein | |---|---|---| | XAF | XML Auditfile Financieel | Financiële boekhouding (grootboek, journaalposten) | | XAS | XML Auditfile Salaris | Salarisadministratie | | XAA | XML Auditfile Afrekensystemen | Point-of-sale / kassasystemen | | XAB | XML Auditfile Taxi Boordcomputer | Taxiboordcomputers | | XAK | XML Auditfile Kansspelen op Afstand | Online kansspelen | | XAR | XML Auditfile Ritregistratiesystemen | Ritregistratiesystemen |

Voor de jaarrekeningcontrole is altijd de XAF het relevante bestand. Het XAS-bestand (salarisadministratie) kan relevant zijn bij loon-gerelateerde gegevensgerichte werkzaamheden, maar maakt geen deel uit van de grootboekcontrole.

Governance-opmerking

Een belangrijke correctie op aannames die in oudere praktijkliteratuur kunnen voorkomen: de XAF-standaard is ontwikkeld en wordt beheerd door de Belastingdienst en het Auditfileplatform — niet door NOAB (Nederlandse Organisatie van Administratie- en Belastingdeskundigen). NOAB is een onverwante beroepsorganisatie. De historische ontwikkelingscredits voor de eerste Nederlandse auditfile-XML-versie komen toe aan SRA (via Harold Kinds) in samenwerking met de Belastingdienst; latere versies zijn ontwikkeld door het Auditfileplatform. De governancestructuur wordt bevestigd door het ODB-portaal (datadump/belastingdienst/odb/auditfiles-achtergrondinformatie.*).

2. Versiegeschiedenis XAF

| Versie | Kernkenmerken | |---|---| | ASCII Auditfile (CLAIR 1.0) | Oorspronkelijk Belastingdienst-formaat — platte tekst, geen XML | | XAF 1.0 (CLAIR 2.0) | Eerste XML-versie; ontwikkeld door SRA/Harold Kinds in samenwerking met de Belastingdienst | | XAF 3.0 | Subadministraties en openingssaldiafdelingen toegevoegd (ABZ-versie) | | XAF 3.1 | Incrementele updates | | XAF 3.2 | RGS-integratie en stamgegevenshistorie toegevoegd; circa 250 gegevenselementen | | XAF 4.0 | Huidige standaard; teruggebracht van circa 250 naar circa 90 gegevenselementen; volledig RGS-conform; ontwikkeld met een stakeholder "klankbordgroep" |

Huidige puntrelease: XAF 4.0.3 (bevestigd via ODB-portaal, per datum van gegevensverzameling september 2026). Versie 4.0.2 is eveneens beschikbaar.

Uitfasering van oude versies

Het ODB-portaal van de Belastingdienst publiceerde op 22 april 2026 een nieuwsbericht: "Uitfasering oude Auditfiles Financieel XAF per 01-01-2027" — de oude XAF-versies (vóór 4.0) worden per 1 januari 2027 uitgefaseerd. Vanaf die datum worden door de Belastingdienst voor belastinginspectiedoeleinden uitsluitend XAF 4.0-bestanden geaccepteerd.

Praktische implicatie voor controlewerkzaamheden: entiteiten die ERP-systemen gebruiken die uitsluitend XAF 3.x exporteren (dit betreft het standaard exportpad van AFAS Profit per datum van gegevensverzameling) moeten hun software of exportconfiguratie vóór januari 2027 bijwerken om compliant te blijven. Accountants dienen te bevestigen welke XAF-versie de systemen van hun cliënten produceren en de uitfaseringsdeadline te signaleren waar relevant.

3. XAF 4.0 — Structuur en belangrijkste wijzigingen

Waarom het aantal velden is verminderd

XAF 3.2 had circa 250 gegevenselementen. De voornaamste reden voor de terugbrenging naar circa 90 in XAF 4.0 was dat veel 3.2-velden in de praktijk inconsistent of onvolledig werden ingevuld door softwareleveranciers — ze stonden in het schema maar bevatten in de meeste werkelijke exports geen betekenisvolle gegevens. Het 4.0-herontwerp heeft de standaard beperkt tot de elementen die betrouwbaar worden ingevuld, waardoor de praktische bruikbaarheid van het bestand voor zowel belastinginspectie als controle is verbeterd.

Afstemming met RGS

XAF 4.0 is expliciet afgestemd op het RGS (Referentie GrootboekSchema). Dit betekent dat de rekeningcodes in een 4.0-bestand overeen dienen te komen met RGS-codes, en dat de structuur van het bestand de RGS-rekeningtaxonomie weerspiegelt. Deze afstemming maakt het mogelijk geautomatiseerde analyse op rekeningniveau uit te voeren (inclusief BTW-aansluiting en identificatie van liquide middelen) met behulp van gestandaardiseerde rekeningcodes in plaats van entiteitspecifieke rekeningnamen.

XSD-schematoegang

Het officiële XSD-schema voor XAF 4.0.3 wordt gehost op het ODB-portaal onder odb.belastingdienst.nl/auditfiles/xmlauditfile-financieel-xaf-v-4-0-3/. Het downloaden van het schema vereist een ingelogde sessie op het ODB-portaal — het is niet openbaar toegankelijk zonder registratie. Accountants en softwareleveranciers die XAF-bestanden moeten valideren aan de hand van het schema, dienen zich bij het ODB-portaal te registreren.

Relatie tot SAF-T

Nederland is geen SAF-T-land (Standard Audit File for Tax). SAF-T is een OECD/IESBA-standaard die is overgenomen door landen zoals Noorwegen, Portugal, Frankrijk en Polen. XAF en SAF-T dienen hetzelfde fundamentele doel — gestructureerde elektronische export van boekhoudgegevens voor belasting- of controle-inspectie — maar zijn technisch afzonderlijke standaarden met verschillende XML-schema's en gegevenselement-specificaties. Ze zijn niet interoperabel: een XAF-bestand kan niet worden gebruikt waar een SAF-T-bestand wordt verwacht, en omgekeerd.

Secundaire praktijkbronnen suggereren dat de Nederlandse auditfile-inspanning de ontwikkeling van de internationale SAF-T-standaard heeft voorafgegaan en beïnvloed, maar dit is niet onafhankelijk bevestigd door een OECD- of Belastingdienstprimaire bron en dient als niet-geverifieerd te worden beschouwd.

4. Wat het XAF-bestand bevat

Een XAF-bestand bevat een gestructureerde XML-export van de boekhouding van één bedrijf voor één volledig boekjaar. De standaardstructuur omvat:

Kopgedeelte

• Bedrijfsidentificatie (naam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer)
• Begin- en einddatum boekjaar
• Versie auditfile
• Softwareleverancier en genererende systeemdetails
• Fiscaal jaar en valuta

Stamgegevensafdelingen

• Grootboekrekeningen: alle rekeningcodes met omschrijvingen, rekeningtypen (balans / resultaat) en RGS-koppeling (in XAF 4.0)
• Klanten (debiteuren): indien het systeem een afzonderlijke debiteurenjournaal bijhoudt
• Leveranciers (crediteuren): indien het systeem een afzonderlijk crediteuren­journaal bijhoudt
• Dagboeken: lijst van gebruikte dagboektypen (inkoop, verkoop, memoriaal, kas, bank, etc.)

Transactieafdelingen

• Journaalposten: de volledige set grootboekboekingen voor het jaar, waarbij elke post minimaal bevat: periode, dagboekcode, boekingsnummer, boekingsdatum, rekeningcode, debetbedrag, creditbedrag, transactieomschrijving en verwijzing naar brondocument

Let op: XAF bevat de beginbalans niet als afzonderlijk gedeelte — het begint met de periode 1-transacties. De beginbalans moet, indien nodig voor controledoeleinden, worden afgeleid uit het XAF van het vorige jaar of rechtstreeks uit het ERP-systeem worden verkregen (bevestigd uit AFAS-documentatie: "De beginbalans gaat hierbij niet mee").

5. Exact Online — XAF-export

Exact Online biedt een speciale XAF-exportfunctie via Rapportages / Financieel / Auditfile XML. Kernkenmerken:

• Genereert een XAF-bestand voor het geselecteerde boekjaar en de geselecteerde administratie (één XAF per administratie — indien de entiteit meerdere administraties heeft, moet elk afzonderlijk worden geëxporteerd)
• De export omvat het volledige boekjaar (een gedeeltelijk jaar is zonder aanpassing niet mogelijk)
• Het bestand wordt gegenereerd als een niet-gecomprimeerd .xaf-bestand (XML-formaat), te openen met elke tekst- of XML-editor
• Exact Online ondersteunt import van XAF-bestanden uit andere software voor consolidatie- of rapportagedoeleinden, met een conversietabel voor het koppelen van externe rekeningtypen aan de eigen Exact-rekeningtypen

Exact Online gebruikt intern vier rekeningtypen: 1 = activa, 2 = passiva, 3 = opbrengsten, 4 = kosten. Bij import van XAF uit andere systemen dient de accountant te verifiëren dat de typekoppeling correct is geconfigureerd.

Exact Online ondersteunt ook BTW-aangifte-voorbereiding en ICP-aangifte-generatie rechtstreeks vanuit de boekhouding, op basis van de aan transacties toegewezen BTW-codes.

6. AFAS Profit — XAF-export

AFAS Profit exporteert XAF via Financieel / Beheer / Auditbestand / Auditfile XML versie 3. Kernkenmerken en beperkingen:

• AFAS exporteert standaard XAF-versie 3 per datum van gegevensverzameling. Dit betekent dat AFAS-cliënten een upgrade of configuratiewijziging nodig hebben om XAF 4.0-bestanden te produceren vóór de uitfaseringsdeadline van januari 2027.
• De export omvat één volledig boekjaar; een gedeeltelijk jaar is niet mogelijk.
• AFAS plaatst de exporttaak in een wachtrij; de gebruiker kan verder werken terwijl het bestand wordt gegenereerd.
• Het bestand is een niet-gecomprimeerd .xaf-bestand.
• Beginbalansen zijn niet opgenomen in de XAF-export — consistent met de XAF-standaard zelf.
• AFAS ondersteunt import van XAF-bestanden uit andere systemen (inclusief Exact) via een conversietabel voor rekeningtypekoppeling.
• AFAS ondersteunt ook een afzonderlijke XAS-export (Auditfile Salaris) voor salarisgegevens.

AFAS biedt een checklist voor de voorbereiding van een auditbestand voor belastinginspectie (datadump/afas/xaf-export/02-checklist-auditbestand-financieel.md), die omvat: verificatie van bedrijfsgegevens (naam, BTW-nummer, adres), bevestigen dat het boekjaar volledig is afgesloten, en bevestigen dat het BTW-identificatienummer overeenkomt met de belastingregistratie van de administratie.

7. RGS — Referentie GrootboekSchema

Het RGS (Referentie GrootboekSchema) is een gestandaardiseerde Nederlandse grootboekcode-referentiestructuur. Het biedt:

• Een hiërarchische codestructuur voor elk boekhoudingtype in de Nederlandse financiële verslaggeving
• Een koppeling tussen rekeningcodes en de relevante posten in de Nederlandse wettelijke jaarrekeningindeling (jaarrekening) op grond van BW2 Titel 9
• Een koppeling naar XBRL-taxonomiecodes die worden gebruikt bij SBR (Standard Business Reporting) voor digitale indiening van jaarrekeningen en belastingaangiften

RGS-codes volgen een patroon: een letterprefixduidt de hoofdcategorie aan (B = balans, W = winst-en-verliesrekening, gevolgd door een numerieke hiërarchie). Voorbeeld: BVliq-codes onder de balansafdeling liquide middelen omvatten bankrekeningen; WBedkos-codes onder de kostenafde­ling omvatten bedrijfskosten.

Waarom RGS van belang is voor controle-data-analyse

Wanneer het boekhoudpakket van een entiteit RGS-conform is en de XAF-export RGS-codes bevat naast entiteitspecifieke rekeningcodes, kan de accountant:

• Automatisch alle rekeningen identificeren die als liquide middelen zijn geclassificeerd, zonder op de rekeningnaamgeving van de entiteit te hoeven steunen
• Automatisch alle BTW-rekeningen identificeren voor BTW-aansluiting
• Rekeningsaldi vergelijken met verwachte bereiken voor het rekeningtype (cijferanalyses op grond van NV COS 520)
• Valideren dat de jaarrekeningpresentatie consistent is met de RGS-classificatie

De expliciete RGS-conformiteit van XAF 4.0 maakt deze aanpak aanzienlijk praktischer dan bij XAF 3.x.

SBR en jaarrekening-indiening

Voor entiteiten die verplicht zijn hun jaarrekening digitaal in te dienen (via SBR, Standard Business Reporting), vormen RGS-codes de brug tussen het boekhoudpakket en de XBRL-taxonomie. Systemen die RGS-conform zijn, kunnen SBR-compatibele indieningen rechtstreeks vanuit de boekhouding genereren. De Nederlandse standaard voor SBR-indiening gebruikt de NL GAAP-taxonomie (voor BW2-entiteiten) of de IFRS-taxonomie (voor IFRS-verslaggevers). De Belastingdienst accepteert ook SBR-opgemaakte belastingaangiften (vennootschapsbelasting, BTW) van bepaalde belastingplichtigen.

8. Gegevenskwaliteitsvalidatie voor controledoeleinden

Voordat XAF-gegevens voor controlewerkzaamheden worden gebruikt, moet de accountant bevestigen dat de gegevens volledig, juist en relevant zijn — dit is de gegevensvalidatiestap die door NBA Handreiking 1141 wordt vereist voordat een CAAT-resultaat als controle-informatie kan worden behandeld.

Volledigheidscontroles

• Totaal debet in de journaalpostenafdeling gelijk aan totaal credit (de dubbele-boekhoudbeperking moet exact gelden)
• Som van alle periodemutaties plus beginsaldo gelijk aan eindsaldo per de proef-en-saldibalans
• Aantal journaalposten stemt overeen met het eigen telling van het ERP-systeem (indien het systeem dit rapporteert)
• Alle dagboektypen die voor de entiteit worden verwacht, zijn aanwezig in de stamgegevensafdeling

Nauwkeurigheidscontroles

• Selecteer een steekproef van afzonderlijke journaalposten en traceer deze terug naar de brontransactie in het ERP (stemt het bedrag, de datum, de omschrijving en de rekeningcode in het XAF overeen met het ERP-record?)
• Bevestig dat de bedrijfsidentificatie in de XAF-kop overeenkomt met de gecontroleerde entiteit
• Bevestig dat de begin- en einddatum van het boekjaar juist zijn

Relevantiecontroles

• Bevestig dat het XAF het juiste boekjaar en de juiste administratie (entiteit) bestrijkt — met name van belang wanneer de entiteit meerdere administraties heeft (rechtspersonen, kostenplaatsen of subadministraties)
• Bevestig dat alle balansgerelevante rekeningen zijn opgenomen — de rekeningenafdeling dient geen onverwachte lacunes te vertonen

Omgaan met ontbrekende of onvolledige gegevens

XAF 3.x-bestanden kunnen lacunes hebben in velden die in eerdere versies optioneel waren. Als een voor de controlewerkzaamheid vereist veld in veel records leeg is (bijv. boekende gebruiker of documentreferentie), dient de accountant dit te documenteren als gegevenslimietatie en te beoordelen of alternatieve werkzaamheden kunnen compenseren. Voor XAF 4.0-bestanden betekent het kleinere aantal velden dat de opgenomen velden betrouwbaarder zijn ingevuld, maar de afwezigheid van velden die in 3.x bestonden (inmiddels verwijderd) kan lacunes veroorzaken als de accountant die elementen verwachtte.

9. Praktische gebruiksgevallen voor XAF-gegevens bij de controle

De XAF-journaalpostenpopulatie ondersteunt de volgende controlewerkzaamheden wanneer deze naar behoren zijn gevalideerd:

| Werkzaamheid | Relevante norm | Wat in XAF te zoeken | |---|---|---| | Journaalpostentoets | NV COS 240 §32–33 | Filteren op boekingsdatum (weekends, jaareinde), bedrag (ronde getallen), omschrijving (leeg/generiek), rekeningcombinatie (ongebruikelijke paren) | | Cijferanalyses | NV COS 520 | Optellen per rekening en periode; vergelijken met vorig jaar; vergelijken met budget of externe benchmark | | BTW-aansluiting | NV COS 500; Wet OB 1968 | Posten met BTW-codes filteren; optellen per rubriek; vergelijken met ingediende aangiften | | Toetsing liquide middelen | NV COS 500, 505 | Posten filteren onder RGS-codes liquide middelen; G-rekeningen identificeren | | Dubbele transactiedetectie | NV COS 240 | Matching op bedrag + leverancier + datum + rekening | | Benford-analyse | NBA Handreiking 1141 | Uitvoeren op volledige populatie geboekte bedragen (met uitzondering van gestructureerde bedragen zoals salarissen) | | Afsluitingstoetsing | NV COS 500 | Posten filteren gedateerd in de laatste 10 werkdagen van het jaar plus de eerste 10 werkdagen van het nieuwe jaar |

Bronnen

• ODB-portaalpagina's: datadump/belastingdienst/odb/auditfiles-achtergrondinformatie.*, auditfiles-xaf40-achtergrond.*, auditfiles-index.*
• AFAS XAF-documentatie: datadump/afas/xaf-export/01-auditfile-financieel-xaf.md, 02-checklist-auditbestand-financieel.md
• Exact Online XAF-documentatie: datadump/exact-online/xaf-export/01-gegevens-exporteren-xml-formaat.md
• docs/auditfile-nu-research.md (XAF-versiegeschiedenis en governance)
• docs/erp-integration-exact-afas-research.md (Exact Online- en AFAS-integratiedetails)
• NBA Handreiking 1141 (gegevensvalidatievereisten vóór CAAT-gebruik)
• NV COS 500, 520 (betrouwbaarheid van controle-informatie en cijferanalyses)

Onderzoekslacune: Het XAF 4.0.3 XSD-schemabestand zelf bevindt zich achter een ingelogde ODB-portaaltoegang en is niet rechtstreeks geïnspecteerd. De gegevenselement-beschrijvingen in dit document zijn gebaseerd op de ODB-achtergrondinformatie en praktijkdocumentatie, niet op een directe lezing van het schema. Voor implementatiedoeleinden moet het XSD rechtstreeks van het ODB-portaal worden verkregen.